敬語の正しい使い方と変換


敬語の使い方と好ましいメールの書き方

敬語の使い方はビジネスにおいては非常に重要です。
そして、ビジネスシーンにおいてのメールや企画書はわかりやすく簡潔に書かれてあるものが好まれます。
正しい敬語を使った好まれるメールに仕上げるためには、次のことに気をつけましょう。

 

 

まずはメールの件名ですが、ビジネスメールでは、件名だけでメールの内容がわかるように、具体的書くことが鉄則です。

 

例えば「○○の打ち合わせの件について」という感じです。

 

又、打ち合わせへの出欠の有無を知らせる場合も、「○○の打ち合わせに出席します」
打ち合わせ自体の中止を知らせる場合は「○○の打ち合わせは中止になりました」

 

というように、より具体的に書くといいでしょう。

 

 

次に、本文で気をつけるポイントです。

 

基本的に長文は避けましょう。

 

本文のベストの文字数は、メールを開いた画面で全体が目に入ることです。
何回もスクロールして読まなければならないようなメールは読むのが大変です。

 

どうしても長くなってしまう場合は、字切れのいいところで改行しましょう。

 

そして文脈が変わるごとに行間を空けることも大切です。
これだけでグッと見やすくなります。

 

又、相手のパソコン環境にも注意を払いましょう。

 

使っているOSやメーラーが異なると、特殊な記号や半角カタカナは文字化けしてしまうこともあるのです。
丸付き数字やハートなどは、文字化けをおこしやすい記号です。
丸付き数字「1」は「!」、
ハートは「=」というように、
全く意味が伝わらないという事になってしまう場合もあるのです。

 

特殊記号はできれば使わないようにしましょう。

 

メールの本文には宛名を必ず入れましょう。

 

メールアドレスは違っても、複数の社員で1台のパソコンを共有している場合もありますし、そのメールアドレス自体を複数の社員が使っている場合もあります。

 

ですから、必ず誰あてに送ったメールなのかが瞬時にわかるよう、宛名を本文一行目に書きましょう。
そして本文の最後に「署名」をつけることも忘れてはいけません。

 

署名には、送信者の会社名と名前、連絡先を書きましょう。

 

必要であれば緊急時の連絡先となる携帯電話の番号、携帯電話のメールアドレス、私用のメールアドレスなども入れましょう。

 

このような点に注意しましょう。

 

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